保有個人データに関する開示等の申込み要領

ソニーグローバルソリューションズ株式会社

弊社の保有個人データについての「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」）に基づくご本人様またはその代理人様からの開示等の請求等につきましては、以下の内容をご確認のうえ、お申込みいただきますようお願いいたします。
なお、本書では、請求等の対象となる保有個人データにより特定されるご本人を、以下「ご本人」と称します。

【参考：保有個人データとは】
個人情報保護法において「保有個人データ」とは、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの以外のものをいいます。

記

1．申込み手続

ご請求内容により、申込みに必要な書類が異なります。
請求の申込みにかかる書類の弊社宛郵送料は、請求の申込みをされるご本人又は代理人（以下、「請求者」）の負担となります。なお、お申込みの際は、送達の記録が残る書留等での書類の郵送をお薦めいたします。
<ご本人確認>
申込書および本人確認書類の郵送に先立ち、ご本人確認のため追加の情報を依頼する可能性がございます。

2．ご本人（又は代理人）確認のために同封が必要な書類

(1) 請求者がご本人の場合

請求者がご本人であることおよび回答書の送付先住所の確認のため、以下のa～gに記載の書類のいずれかの写しをご同封してください。なお、かかる書類に記載された住所と実際にお住まいの住所が異なる場合、下記hに記載された書類の写しを追加でご同封くださいますようお願いします。

種類	注意事項
a．運転免許証 ※国際免許証を除く	有効期限内のものに限ります。 住所変更された場合、両面のコピーが必要です。 本籍欄の塗りつぶしをお願いいたします。
b．住民票 ※外国人住民に係る住民票を除く	発行から6ヶ月以内のものに限ります。 本籍およびマイナンバーの記載がないものに限ります。
c．各種健康保険の被保険者証 （住所記載のもの）	ご本人の氏名記載部分と住所記載部分の両方が必要です。 有効期限内のものに限ります。
d．個人番号カード（マイナンバーカード）表面	マイナンバーが記載された裏面のコピーでは、申込みを承れません。
e．特別永住者証明書	有効期限内のものに限ります。 住所変更された場合、両面のコピーが必要です。
f．在留カード	在留資格があることが必要です。 在留期間満了日まで90日以上あるものに限ります。 住所変更された場合、両面のコピーが必要です。
g．外国人住民に係る住民票	発行から3ヶ月以内のものに限ります。

• ※上記書類と現住所が異なる場合の追加書類

種類	注意事項
h．公共料金の領収書	電気・都市ガス・水道・電話・NHK料金の何れか ご本人の名義のものに限ります。

(2) 請求者が法定代理人の場合

上記（1）に定めるご本人の確認書類に加え、代理人とご本人との続柄および回答書の送付先住所を確認するため、代理人の立場に応じて、下記に定めるいずれかの書類の写しを同封してください。
イ）請求者が親権者の場合

種類	注意事項
i．ご本人と親権者の両者の氏名が記載された各種健康保険の被保険者証 （住所記載のもの）	被保険者各々が所持する形式（カード式等）の場合は、ご本人と親権者両方のものが必要です。
j．ご本人と親権者の続柄が記載された住民票 ※外国人住民に係る住民票を除く	発行から6ヶ月以内のものに限ります。 本籍およびマイナンバーの記載がないものに限ります。
k．ご本人と親権者の続柄が記載された外国人住民に係る住民票	発行から3ヶ月以内のものに限ります。

　　

ロ）請求者が後見人の場合

種類	注意事項
l．未成年後見人の場合は、ご本人の戸籍抄本	発行から6ヶ月以内のものに限ります。
m．成年後見に関する登記事項証明書

(3) 請求者が任意代理人の場合

上記（1）に定めるご本人の確認書類に加え、下記n～pの全ての書類をご同封ください。

種類	注意事項
n．代理人ご自身の確認書類の写し 代理人が弁護士の場合は、弁護士登録番号を記入した書類で可	上記（1）に記載のご本人の確認書類と同様です。 代理人が弁護士の場合は、回答書は弁護士事務所宛に送付します。
o．ご本人からの開示等請求にかかる権限を委任した旨の委任状	ご本人の記名捺印（印鑑登録された印鑑による捺印）がなされたものに限ります。 弊社にて所定の書式を用意しております。必要な場合は弊社窓口にお申し付けください。
p．委任状に捺印された、ご本人印の印鑑登録証明書	発行から6ヶ月以内のものに限ります。

3．弊社からの回答書の送付

(1) 回答書の宛先／送付先

請求者に応じ、以下の宛先で上記2.に基づき同封いただいた書類に記載の住所に回答書をお送りいたします。

• イ）請求者がご本人の場合：ご本人宛
• ロ）請求者が法定代理人の場合：法定代理人宛
• ハ）請求者が弁護士以外の任意代理人の場合：ご本人宛
• ニ）請求者が任意代理人である弁護士の場合：弁護士事務所宛

(2) 送付方法

請求内容に応じ、以下の方法により回答書をお送りいたします。

• イ）開示の請求：「本人限定受取郵便」
• ロ）上記イ）以外の請求：「書留郵便」

4．開示等の請求に関連して取得した個人情報の取り扱い

弊社は、申込み時にお送りいただいた書類に記載の個人情報を適切に管理のうえ、申込まれた請求に対応するために必要な範囲のみで取り扱い、かかる請求に対する回答が完了した後、所定の期間保管したうえで破棄いたします。
なお、お送りいただいた書類の返却には応じられませんので、予めご了承願います。

5．その他注意事項

(1) 回答までに要する期間

請求内容により異なりますが、一般に弊社が申込みを受け付けてから回答書を送付するまで2週間程度かかります。回答に更に日数がかかる場合、その旨を請求者宛にご連絡さしあげます。

(2) お申込み手続に不備がある場合

申請書類の不足や誤りや手数料（開示請求についてのみ）不足など、お申込み手続に不備があった場合、弊社からご請求者宛にご連絡をいたしますので、書類の修正または追加提出をお願いいたします。なお、本要領に定める方法によらずお申込みいただいた場合、弊社はご請求への対応をお断りすることがございます。

(3) 請求の全部または一部への対応をお断りする場合

お申込みいただいた請求が以下のいずれかに該当した場合、その全部または一部について対応をお断り（代替的方法により対応する場合も含む）することがございます。
この場合、すみやかに請求者宛にその旨をお知らせいたしますので、予めご了承ください。

請求内容	対応をお断りする場合
利用目的の通知	利用目的がご本人の知りうる状態にあり、既に明らかになっている場合 利用目的をご本人に通知し、または公表することによって、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利または正当な利益を害するおそれがある場合 利用目的をご本人に通知し、または公表することによって、当社の権利または正当な利益を害するおそれがある場合 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的をご本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
保有個人データの開示	ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 個人情報保護法以外の法令に違反する場合
第三者提供記録の開示	第三者提供の記録が以下のいずれかに該当する場合 （1）当該記録の存否が明らかになることにより、本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれがあるもの （2）当該記録の存否が明らかになることにより、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがあるもの （3）当該記録の存否が明らかになることにより、日本国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれまたは他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの （4）当該記録の存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの 開示によりご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 開示により弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 開示が個人情報保護法以外の法令に違反する場合
保有個人データの訂正、 追加、削除	請求の根拠となる「保有個人データの内容が事実でない」旨の指摘が正しくない場合 当該訂正等に関して個人情報保護法以外の法令の規定により特別の手続きが定められている場合
保有個人データの利用停止、消去、第三者提供の停止	請求の根拠となる指摘（以下のいずれか）が正しくない場合 （1）ご本人の同意および法令上の根拠が無い目的外利用 （2）違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがある方法による個人情報の利用 （3）偽りその他不正の手段による個人情報の取得 （4）ご本人の同意および法令上の根拠が無い要配慮個人情報の取得 （5）ご本人の同意および法令上の根拠が無い個人データの第三者への提供 （6）保有個人データを弊社が利用する必要性の消失 （7）保有個人データの漏えい等の発生 （8）保有個人データの取扱いによりご本人の権利または正当な利益が害されるおそれの存在 利用停止等に多額の費用を要する場合や弊社の正当な事業活動に必要である場合など利用停止を行うことが困難な場合であって、代替的なご本人の権利保護措置が講じられる場合 個人情報保護法以外の法令に違反する場合

6．申込みに必要な書類の郵送先・お問い合わせ先

申込書の郵送ならびにお問い合わせは、下記の弊社窓口へお願いします。

（窓口名称）ソニーグローバルソリューションズ株式会社 個人情報管理責任者
（住所）〒108-0075 東京都港区港南1丁目7番1号（ソニーシティ6階）
（電話番号）03-5448-8100
（営業時間・休日）月～金曜 9:00～17:30 ※祝日は除く